Datenschutzerklärung

A. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, Notar Dr. Johannes Weber, LL.M. (Cambridge) und Notariatsverwalter Dr. Matthias Miller anstelle des Notars Christian Sigwarth. Insoweit nachfolgend von "Notar" die Rede ist, ist damit in gleicher Weise auch der "Notariatsverwalter" gemeint. Jeder der vorgenannten Notare ist für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils verantwortlichen Notar oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

B. Unterscheidung bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Bezüglich des Umfangs der Erhebung und Speicherung von Daten ist danach zu unterscheiden, ob die Daten nur im Rahmen eines ausschließlichen Besuchs Ihrerseits auf unserem Onlineauftritt anfallen oder Sie Geschäftsvorgänge vornehmen, insbesondere die von uns angebotene Dienstleistungen konkret in Anspruch nehmen.

I. Automatisch (durch Technik) erhobene Daten bei dem Besuch unserer Webseite:

(1) In diesem Abschnitt I. informiere ich über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Website. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten. Dadurch möchte ich Sie über unsere Verarbeitungsvorgänge informieren und zugleich den gesetzlichen Pflichten, insbesondere aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) nachkommen. 

(2) Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DS-GVO ist der jeweilige Notar: Siehe oben unter A. Zudem können Sie sich  für alle Datenschutzanfragen auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden unter den oben unter A. genannten Kontaktdaten.

(3) Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten lösche ich, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Sie uns nach Ihrer Kontaktaufnahme mitteilen sollten, dass Sie von der Inanspruchnahme unserer Dienstleistungen absehen. Im Übrigen gelten die unten unter Abschnitt II. Ziff. 5 geltenden Speicherfristen. 

(4) Falls ich für einzelne Funktionen unseres Angebots auf beauftragte Dienstleister zurückgreife, werde ich diese Dienstleister stets sorgfältig auswählen und überwachen. Der Dienstleister ist an meine Weisungen gebunden.

(5) Im Hinblick auf Ihre Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gilt unten der Abschnitt II. Ziff. 6.

(6) Bei der informatorischen Nutzung der Website, also der bloßen Betrachtung und ohne dass Sie mir anderweitig Informationen mitteilen, verarbeite ich die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Die nachfolgend beschriebenen Daten sind für mich technisch erforderlich, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und müssen daher von mir verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO:

IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT), Inhalt der Anforderung (besuchte Seite), Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, jeweils übertragene Datenmenge, vorher besuchte Seite, Browser, Betriebssystem, Sprache und Version der Browsersoftware.

(7) Verarbeitung von Daten aus Ihren Endgeräten („Cookie‑Richtlinie“):

1. Zusätzlich zu den oben genannten Daten verwenden ich bei Ihrer Nutzung unserer Website technische Hilfsmittel für verschiedene Funktionen, insbesondere Cookies, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden können. Sie haben bei Aufruf unserer Website und jederzeit später die Wahl, ob Sie das Setzen von Cookies generell zulassen oder welche einzelnen zusätzlichen Funktionen Sie auswählen möchten. Änderungen können Sie in Ihren Browsereinstellungen oder über unseren Consent-Manager vornehmen. Nachfolgend beschreibe ich zunächst Cookies aus technischer Sicht (2.), bevor ich auf Ihre individuellen Auswahlmöglichkeiten näher eingehe, indem ich technisch notwendige Cookies (3.) und von Ihnen freiwillig aus- oder abwählbare Cookies beschreibe (4.).

2. Cookies sind Textdateien oder Informationen in einer Datenbank, die auf Ihrer Festplatte gespeichert und dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet werden, sodass der Stelle, die den Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen können. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen, sondern dienen primär dazu, das Internetangebot schneller und nutzerfreundlicher auszugestalten. Diese Website nutzt folgende Arten von Cookies, deren Funktionsweise und Rechtsgrundlage ich nachfolgend erläutern werde:

a) Transiente Cookies: Solche, insbesondere Session-Cookies, werden bei Schließen des Browsers oder durch  Ausloggen automatisiert gelöscht. Sie enthalten eine sog. Session-ID. So lassen sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen und Ihr Rechner kann wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren.  

b) Persistente Cookies: Solche werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die je nach Cookie unterschiedlich festgelegt ist. Sie können in den Einstellungen Ihres Browsers die gesetzten Cookies und die Laufzeiten jederzeit einsehen und die Cookies manuell löschen.

3. Zwingende, zur Anzeige der Website technisch notwendige Funktionen: Der technische Aufbau der Website erfordert es, dass ich Techniken, insbesondere Cookies, nutze. Ohne diesen Techniken kann unsere Website nicht (vollständig korrekt) angezeigt werden. Dabei handelt es sich grundsätzlich um transiente Cookies, die nach Ende Ihres Website-Besuchs, spätestens bei Schließen Ihres Browsers, gelöscht werden. Diese Cookies können Sie nicht abwählen, wenn Sie unsere Website nutzen möchten. Die einzelnen Cookies sind im Consent-Manager ersichtlich. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

4. Optionale Cookies bei Erteilung Ihrer Einwilligung: Verschiedene Cookies setze ich nur nach Ihrer Einwilligung, die Sie bei Ihrem ersten Besuch unserer Website über das sog. Cookie-Consent-Tool auswählen können. Die Funktionen werden nur im Falle Ihrer Zustimmung aktiviert und können insbesondere dazu dienen, dass ich die Besuche auf unserer Website analysieren und verbessern kann, Ihnen die Bedienung über verschiedene Browser oder Endgeräte zu erleichtern oder Sie bei einem Besuch wiederzuerkennen. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO. Der Widerruf Ihrer Einwilligung ist jederzeit möglich, ohne dass davon die Zulässigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf berührt wird. 

II. Kommunikation per E-Mail

Die Kommunikation per E-Mail erfolgt mittels sog. Transportverschlüsselung (SSL/TLS-Verschlüsselung).

Mit weiterer Fortführung Ihrer Kommunikation mit uns per E-Mail erteilen Sie das ausdrückliche Einverständnis, dass wir zur Gewährleistung einer zügigen Bearbeitung Ihrer Anfrage unter Verwendung der vorgenannten Verschlüsselung auch per E-Mail mit Ihnen kommunizieren. Entsprechendes gilt für den E-Mail-Versand von Urkundsentwürfen sowie hiermit zusammenhängenden Dokumenten.

Hinweise:

Die angewandte Transportverschlüsselung ist eine standardmäßig eingesetzte Verschlüsselungsart. Potentielle Angreifer könnten die E-Mail auf dem Versandweg jedoch abfangen und manipulieren. Die Sicherheit kann nicht gewährleistet werden (allgemeines Lebensrisiko). Eine sog. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erfolgt nicht.

Sie haben das Recht, Ihre erteilte Einwilligung zur Kommunikation per E-Mail über die unsererseits zur Verfügung gestellten Kommunikationswege (E-Mail, Telefon, Brief, Fax) für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. 

III. Webseite

Die Webseite ist mittels SSL-Verschlüsselung gesichert und wird unter https:// angezeigt. Das auf der Webseite zur Verfügung gestellte Kontaktformular nutzt eine SSL-Verschlüsselung.

IV. Erhobene Daten bei der Inanspruchnahme meiner Dienstleistungen

1. Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?

Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, WEG-Verwalter, Kreditinstitut) erhalte, wie z.B.

• Daten zur Person, z.B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z.B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
  
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
  
• in bestimmten Fällen, z.B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z.B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
  
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

2. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste. 

3. An wen gebe ich Daten weiter?

Als Notar und Notariatsverwalter unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten.

Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Als Auftragsverarbeiter sind mögliche Datenempfänger unser externer IT-Systembetreuer, Notarsoftware-Anbieter, Webhoster und die NotarNet GmbH.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

4. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

 5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungs-pflichten.

Nach den § 50 Abs. 1 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

„Urkundenverzeichnis, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung und Sondersammlung: 100 Jahre,

„Papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis und Generalakten: 30 Jahre,

„Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden. 

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin. 

6. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

• Auskunft darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken ich die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten ich verarbeite, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen (Art. 15 DS-GVO).
• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen (Art. 16 DS-GVO).
• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
• von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder ggf. wenn ich Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Art. 18 DS-GVO).
• der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit ich meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DS-GVO).  
• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist:  

Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg Hausanschrift: Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, Postanschrift: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, Telefon: 0711/615541-0, Telefax: 0711/615541-15, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de. Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.